1. Verantwortlicher und Kontakt
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an diese Kontaktadresse wenden.
2. Unsere Rolle bei der Verarbeitung
Für Website, Benutzerkonten und Kontaktanfragen ist Oliver Brunsmann verantwortlich. Kunden-, Rechnungs-, Beleg-, Bank- und Mandatsdaten verarbeiten wir im Auftrag unserer Nutzer. Diese bleiben für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich; hierfür ist ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. Betrifft deine Anfrage solche Daten, wende dich an den jeweiligen Nutzer. Wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung.
3. Website, Hosting und technische Protokolle
Beim Aufrufen unserer Website werden technische Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere deine IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel der Anfrage, Antwortstatus, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite. Diese Daten ermöglichen die Auslieferung der Website, die Erkennung von Störungen und den Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Angebots. Soweit die Verarbeitung unmittelbar für die Bereitstellung deines Benutzerkontos erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Hosting bei Hetzner
Unser Webserver wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Hetzner stellt die technische Infrastruktur bereit und kann in diesem Zusammenhang die für den Betrieb erforderlichen Verbindungs- und Serverdaten verarbeiten. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Hetzner.
4. Benutzerkonto und Kontaktaufnahme
Registrierung und Nutzung
Für ein Benutzerkonto verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und dein Passwort in gehashter Form. Hinzu kommen technische Daten zu Anmeldung, Sitzung und gegebenenfalls Passwortzurücksetzung. In den Einstellungen kannst du unter anderem Geschäftsanschrift, Steuer- und Bankangaben sowie Zahlungsbedingungen hinterlegen.
Diese Verarbeitung dient der Einrichtung, Absicherung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Erforderliche Pflichtangaben sind im jeweiligen Formular gekennzeichnet; ohne sie können wir die betreffende Funktion nicht bereitstellen. Die öffentliche Website kannst du auch ohne Registrierung besuchen.
Anfragen und Nachrichten
Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktdaten, den Inhalt deiner Nachricht und die zur Bearbeitung erforderlichen Informationen. Bei vertragsbezogenen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Sonstige Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Beantwortung deiner Nachricht.
Persönliche E-Mail-Kommunikation über iCloud Mail
Für die Bearbeitung persönlicher E-Mail-Anfragen nutzen wir iCloud Mail von Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Dabei werden Absender- und Empfängeradressen, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Nachrichteninformationen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem oben beschriebenen Zweck der Kontaktaufnahme.
Eine Verarbeitung durch Apple und verbundene Unternehmen auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, ist möglich. Apple beschreibt für internationale Übermittlungen unter anderem den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Apple.
6. Kunden, Rechnungen, Bankumsätze und Mandate
Zur Nutzung der Bürofunktionen verarbeitet die Anwendung die von dir eingegebenen, hochgeladenen oder importierten Daten. Hierzu können gehören:
- Kontaktdaten deiner Kunden, insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuerangaben und Notizen;
- Rechnungsangaben wie Leistungsbeschreibung, Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeit und Zahlungsstatus;
- Bankverbindungen und per CSV importierte Umsätze einschließlich Buchungsdatum, Betrag, Währung, Zahlungspartner und Verwendungszweck;
- PDF- und Bildbelege sowie die daraus ausgelesenen Angaben;
- Angaben zu wiederkehrenden Leistungen und Abrechnungsintervallen.
Die Daten stammen von dir, aus deinen importierten Unterlagen und gegebenenfalls von Personen, die Belege weiterleiten oder ein Mandat erteilen. Wir verwenden sie zur Bereitstellung der jeweiligen Funktionen in deinem Auftrag. Für deine eigenen Vertrags- und Kontodaten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Rechtsgrundlage für Daten deiner Kunden bestimmt sich nach deinem jeweiligen Verarbeitungszweck; die Verarbeitung in deinem Auftrag richtet sich nach Art. 28 DSGVO.
SEPA-Mandate
Bei der digitalen Erteilung eines SEPA-Mandats werden insbesondere Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsreferenz und Mandatsdatum erfasst. Zur Dokumentation des Vorgangs werden außerdem IP-Adresse und Browserkennung gespeichert. Der Zahlungsempfänger wird über das Mandat benachrichtigt; bei hinterlegter E-Mail-Adresse kann eine Bestätigung an den Mandatsgeber versendet werden. Die Mandatsdaten werden für den jeweiligen Zahlungsempfänger verarbeitet. Dessen eigene Datenschutzhinweise gelten ergänzend.
Ermittlung der BIC über openiban
Bei der Eingabe einer IBAN in den dafür vorgesehenen Formularen kann die Anwendung die dazugehörige BIC über openiban.com ermitteln. Dazu wird die eingegebene vollständige IBAN von unserem Server an diesen Dienst übertragen. Die Übermittlung kann bereits bei der Bearbeitung des Feldes stattfinden, bevor du das Formular speicherst.
Der Zweck ist die Ergänzung und Prüfung der Bankangaben für die gewählte Funktion. Bei Bankangaben von Mandatsgebern und Kunden erfolgt die Verarbeitung für den jeweiligen Nutzer.
7. Belegeingang und KI-gestützte Verarbeitung
Eingang per E-Mail
Wenn du Belege an deine persönliche Beleg-Adresse weiterleitest, werden die eingehende Nachricht einschließlich Absender- und Empfängerangaben, Betreff, technischen Zustellinformationen und Anhängen verarbeitet. Aus geeigneten Anhängen werden Belege in deinem Konto angelegt.
Für diesen E-Mail-Eingang sowie den Versand transaktionaler Nachrichten, etwa Passwortzurücksetzungen und Mandatsbestätigungen, verwenden wir Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Rechtsgrundlage für die Kommunikation zum eigenen Nutzungsverhältnis ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung von Beleg- und Kundendaten erfolgt im Auftrag des jeweiligen Nutzers.
Resend speichert Nachrichteninhalte, Anhänge, Zustellprotokolle und Webhook-Daten in den USA. Für die Übermittlung sieht die Datenschutzvereinbarung EU-Standardvertragsklauseln vor.
Weitere Informationen: Resend und Datenschutz sowie Datenschutzvereinbarung von Resend.
Auslesen und Zuordnen mit Mistral AI
Zur Belegerfassung und zum Abgleich mit Bankumsätzen nutzen wir Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Übermittelt werden vollständige PDF- oder Bildbelege sowie relevante Beleg- und Zahlungsangaben, insbesondere Datum, Betrag, Währung, Zahlungspartner und Verwendungszweck. Beim Vergleich können weitere Belege einbezogen werden.
Zweck ist die Erfassung und Zuordnung deiner Belege innerhalb der von dir genutzten Anwendung. Du kannst Zuordnungen prüfen und korrigieren. Die Funktion trifft keine Entscheidung über deine Person mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO und führt keine Bonitätsbewertung durch.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vereinbarten Funktionen; für die darin enthaltenen Daten deiner Kunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Die Verarbeitung bei Mistral richtet sich nach den kommerziellen Nutzungs- und Datenschutzbedingungen. Mistral beschreibt außerdem eine Verarbeitung zur Missbrauchserkennung. Ob Daten für Modelltraining verwendet und wie lange sie gespeichert werden, hängt nach den Anbieterbedingungen vom verwendeten Produkt, den Kontoeinstellungen und den vertraglichen Vereinbarungen ab. Weitere Informationen: Datenschutzvereinbarung von Mistral AI und kommerzielle Nutzungsbedingungen.
8. Dateispeicherung und externe Dienste
Dateispeicherung und Auslieferung über Bunny
Für die Speicherung und Auslieferung von Dateien, insbesondere Rechnungs-PDFs, verwenden wir Bunny Storage und das Content Delivery Network von BunnyWay d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slowenien. Dabei werden die Dokumentinhalte gespeichert. Beim Abruf können zudem IP-Adresse, angefragte Datei, Zeitpunkt sowie Browser- und Verbindungsdaten verarbeitet werden.
Der Einsatz dient der zuverlässigen Speicherung und Bereitstellung deiner Dokumente. Rechtsgrundlage für eigene Vertragsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Kundendaten werden im Auftrag des jeweiligen Nutzers verarbeitet. Bunny betreibt ein weltweites Netzwerk. Der Sitz in Slowenien bedeutet deshalb nicht, dass sämtliche Auslieferungsvorgänge ausschließlich innerhalb der EU stattfinden. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Bunny und Informationen zur Auftragsverarbeitung.
Bild auf den Kontoseiten
Auf den Seiten zur Anmeldung und Kontoverwaltung im öffentlichen Bereich wird ein Bild von Unsplash über images.unsplash.com geladen. Beim Abruf erhält der Bilddienst technisch bedingt deine IP-Adresse und weitere Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der visuellen Gestaltung dieser Seiten. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Unsplash.
9. Empfänger und internationale Verarbeitung
Personenbezogene Daten können an die für den jeweiligen Zweck eingesetzten technischen Dienstleister weitergegeben werden. Hierzu gehören Hosting, Dateispeicherung, E-Mail-Verarbeitung, Sicherheitsprüfung und KI-Verarbeitung. Bei Verarbeitung in unserem Auftrag richtet sich deren Einsatz nach Art. 28 DSGVO. Darüber hinaus können Daten an Behörden oder andere Stellen übermittelt werden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie an beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater, soweit dies zur Wahrung rechtlicher Interessen erforderlich ist.
Wie bei den einzelnen Diensten erläutert, kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA. Die genannten Anbieter verweisen hierfür auf Instrumente wie die von der Europäischen Kommission beschlossenen Standardvertragsklauseln; diese verpflichten die Empfänger zu vertraglichen Datenschutzgarantien. Ein europäischer Unternehmenssitz oder eine europäische Versandregion allein schließen Drittlandübermittlungen nicht aus.
Die jeweils einschlägigen Anbietervereinbarungen sind in den vorstehenden Abschnitten verlinkt. Informationen zu den für eine konkrete Übermittlung maßgeblichen Garantien und eine Kopie der einschlägigen Klauseln kannst du über unsere oben genannte Kontaktadresse anfordern.
10. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten, solange sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzungsverhältnisses verarbeitet. Für Daten, die wir im Auftrag unserer Nutzer verwalten, gelten deren Weisungen und die vereinbarten Löschregeln.
Du kannst die Löschung deines Kontos im Profil veranlassen. Die Entfernung von zugehörigen Dateien erfolgt über einen nachgelagerten technischen Löschprozess. Die Entfernung einzelner Einträge aus der Oberfläche bedeutet nicht in jedem Fall, dass sämtliche zugehörigen Daten bereits aus allen Systemen entfernt sind.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die notwendige Sicherung oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche können einer sofortigen Löschung entgegenstehen. Dies betrifft nur die jeweils benötigten Daten und berechtigt nicht zur unbegrenzten Aufbewahrung aller Anwendungsinhalte. Als Nutzer bist du für die Erfüllung deiner eigenen Aufbewahrungspflichten verantwortlich.
Für die Dauer technischer Protokolle sind insbesondere der Zeitraum, der für die Erkennung und Klärung von Fehlern oder Sicherheitsereignissen erforderlich ist, sowie mögliche Nachweis- und Rechtsverfolgungszwecke maßgeblich. Bei Sicherungskopien richtet sich die Aufbewahrung nach dem Wiederherstellungsbedarf und dem jeweiligen Sicherungszyklus; eine Löschung im laufenden System bedeutet nicht automatisch die gleichzeitige Entfernung aus allen Sicherungskopien.
Bei externen Dienstleistern gelten zusätzlich die für den jeweiligen Dienst und Vertrag maßgeblichen Speicher- und Löschregeln. Wir setzen eine Löschung in Freelancer Office daher nicht mit einer sofortigen Löschung jeder technischen Kopie beim Anbieter gleich. Anfragen zur konkreten Aufbewahrung deiner Daten kannst du an die oben genannte Kontaktadresse richten.
11. Deine Datenschutzrechte
Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Auskunft über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Daten nach Art. 15 DSGVO;
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
- Löschung nach Art. 17 DSGVO und Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
- Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt;
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Dein Widerspruchsrecht: Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Soweit Daten für Direktwerbung verarbeitet werden, kannst du dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Du kannst dich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig. Dein Recht, dich an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, bleibt bestehen.
Für die Ausübung deiner Rechte kannst du dich über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden. Betrifft deine Anfrage Daten, die wir im Auftrag eines Nutzers verarbeiten, unterstützen wir diesen bei der Bearbeitung.